Spremate konferenciju? Evo bez čega ne možete

Značajni događaji – ima ih toliko svakodnevno, još ako ste u sferi poslovanja u kojoj se podrazumeva da ih pratite, sigurno u jednom trenutku postane monotono i prestajete da razlikujete jedan od drugog. Razni skupovi, konferencije, manifestacije različitog karaktera – da bi ostale upamćene moraju biti dobro organizovane i upečatljive, što se neretko postiže efektima koje pruža okruženje i ono što u njega postavite.

Tim ljudi koji će jasno podeliti posao

Organizacija konferencije nije mala stvar – ma kolika ona bila – ako želite da to bude događaj koji će se izdvojiti u moru ostalih. Kada su konferencije velike, naročito vam je potrebno da imate dobar tim u kom će se podeliti zaduženja za koja će svako snositi odgovornost.

Dakle, za svaki segment koji se treba pokriti prilikom organizacije, potrebno je da postoji određena osoba (ili više njih) zadužena isključivo za to. Iako se danas javlja trend multitaskinga, i toga da je jednoj osobi poveren skup nesrodnih zadataka,  ključ dobre organizacije je da svako ko je deo tima ima jasno određen zadatak. Tako neće doći do konfuzije i nesporazuma, što vrlo često može da uruši sav trud. 

Planiranje budžeta

Za organizovanje svakog skupa potreban je, pored tima entuzijastičnih i ornih ljudi, naravno, i novac. I mnogo toga nam u organizaciji zavisi od novca kojim raspolažemo. Koliko god da je, mora se toj određenoj svoti sve prilagoditi – ali tako da nijedan segment ne ispašta.

Tu do izražaja treba da dođe sposobnost organizatora da postavi prioritete, da zna da uštedi gde je to moguće, a da uloži malo više u nešto što će imati dugoročne pozitivne efekte. Učešće na konferencijama se u velikom broju slučajeva plaća, a to znači da treba pametno da postavite cenu – u zavisnosti od onoga što se nudi – da ne bude ni preskupa pa da se odazove manji broj ljudi, ali i na ne bude previše jeftina, da ne možete da pokrijete određene troškove.

Rezervisanje prostora, određivanje vremena

Jedna od osnovnih stvari koje su vam potrebne kada krećete u organizaciju konferencije jeste mesto na kome će se ona održati. Njega je potrebno nekad obezbediti i mnogo vremena unapred, tako da je planiranje i potraga za prostorom nešto što se radi dok je projekat tek u povoju.

Kada se odredi prostor, uklapa se i vreme održavanja (tu treba obratiti pažnju na datume, kao i vreme – da se ne poklope s nekim praznicima ili da nisu u nekom periodu kada je, recimo, mnogo njih na godišnjem odmoru). Tek kada se imaju osnovne informacija kao što su vreme, mesto i učesnici, može da se krene sa promocijom događaja.

Promocija i pre i za vreme konferencije – promo materijal je obavezna stavka

To kako će konferencija biti posećena i uspešna, poprilično zavisi od toga kakav će se marketing odraditi, odnosno kakva će biti promocija događaja. Ona se obavlja pre samog događaja, i to najviše u obliku najave, ali i promocije sponzora ili učesnika čije bi učešće trebalo da privuče što veći broj gostiju. Što se samog događaja tiče, on treba da bude opskrbljen odgovarajućim promo materijalom – koji će istaći onoga čija je konferencija, ono što na konferenciji eventualno treba da bude predstavljeno, ili pak određeni brend.

Kada, na prime, neka firma organizuje događaj kao što je konferencija, na njoj obavezno moraju da postoje promo materijali i postavke koje će na vidljiv način istaći naziv i brend firme. To se može postići na različite načine – postavljanjem reklamnih panoa, plakata i reklamnih zidova, kao i odgovarajućeg štampanog materijala informativnog karaktera za svakog posetioca (katalozi, lifleti, agenda događaja…).

Back wall  – reklamni zidovi bez kojih ne može nijedan događaj

Vidljivost određenog brenda na nekom događaju najviše se može postići tako što će se koristiti back wall – samostojeći reklamni zid koji se postavlja i ima centralno mesto na govornici, štandu ili bilo da je centar zbivanja. Ono što je velika prednost back wall panoa jeste to što su oni vrlo laki za postavljanje, čak i kada su velike dimenzije u pitanju, te se ne troši dosta vremena na njihovo nameštanje. Sve se radi na jedan klik, a ceo materijal staje u jednu torbu – što znači da ga možete koristiti više puta, na različitim mestima (kada je recimo, neki opšti pano sa nazivom brenda u pitanju).

Aktivnosti nakon promocije

I nakon promocije ne prestaje rad – ono što je tada potrebno jeste prikupljanje utisaka gostiju i učesnika – kako bi se stekao uvid u to šta je bilo dobro a šta nije, na čemu treba dalje raditi, a možda i dobiti novu ideju i inspiraciju za buduće događaje. Uvek ima prostora za napredak, nikada ne ispadne sve baš savršeno. Jedna od čari organizovanja događaja jeste da uvek ima prostora za kreativnost, pa upotrebite sve alate koji su vam na raspolaganju.